Con el teletrabajo, hoy en día, las videollamadas se volvieron algo muy común. Cuando están bien organizadas se transforman en una excelente herramienta, pero si no hacemos un uso racional pueden llegar a generar una gran pérdida de tiempo y hacer que nuestra productividad se vuelva menor.
En el siguiente artículo te brindamos algunos consejos prácticos para que organices videollamadas productivas para vos y el resto de las personas que la integren.
1. Mostrá tu cara
Activá tu cámara y animá a que los demás asistentes también hagan lo mismo. Es muchísimo más fácil conectar con otras personas y fomentar la empatía y la colaboración cuando pueden verse a la cara.
2. Tené control de lo que aparece detrás
Intentá de que el fondo se encuentre lo más ordenado posible. Una pared con fondo liso o algunas estanterías que tengan plantas o libros son mucho mejores alternativas que los elementos llamativos o extravagantes. Es de esta forma cómo vas a poder verte más profesional y evitar algunas distracciones. Existen ciertas aplicaciones que te van a dar la posibilidad de jugar con fondos y elegir uno que cuente con las características mencionadas.
3. Creá afinidad
Al inicio de la llamada, dedicá algunos minutos en hacer preguntas que no estén relacionadas con el trabajo. Por ejemplo, les podés preguntar por su familia. Involucrá a todos los asistentes para crear relaciones más duraderas y cercanas. Es de vital importancia que este tiempo no se extienda demasiado y se pueda comenzar a hablar del tema acordado previamente.
4. Tomá nota
Es fundamental escribir acerca de lo que se está conversando durante la llamada. Utilizar la pantalla dividida o un cuaderno te permite ver a los asistentes y al mismo tiempo escribir lo más importante de la reunión.
5. Usá una plataforma que te sea sencillade usar
Más del 50% de los usuarios que realizan videoconferencias necesita al menos 10 minutos por reunión para poder instalar y configurar correctamente sus herramientas. Si organizás una videollamada, proponé a los demás una plataforma que nadie tenga que descargar, puede ser alguna con la que todos ya hayan trabajado anteriormente.
Tu celular, como también la computadora, se volvió una de las herramientas más importantes al momento de trabajar. Estos dispositivos contienen toda la información que necesitás. Recordá que en nuestra web podés cotizar un Seguro de Celular que te ayuda a proteger tu dispositivo tan preciado, estés donde estés.
6. Adaptá tu enfoque
Es importante que prepares con antelación tu discurso así como los temas que se van a tratar en la reunión. Tené en cuenta quienes son las personas que van a asistir, esto te va a ayudar a cuidar la comunicación y establecer también los tópicos claves.
7. Avisá a los demás de qué se va a tratar la reunión
Al comienzo de la llamada, podés compartir la estructura de los temas que se van a tratar. Planteá los objetivos, los resultados que esperas y cualquier otra cuestión que quieras cubrir. De esta forma, todos van a mantener el interés y la concentración.
8. Respetá el tiempo de los otros
Algunos de los empleados cuentan que más de la mitad de las reuniones a las que tuvieron que asistir no fueron tan valiosas. La principal causa son las demoras al iniciar. Por eso es importante que respetes el tiempo de los demás siendo puntual y no extendiéndote demasiado en la reunión.
9. Dejá un espacio para las preguntas
Interactuá con los demás y mantené su interés con pausas frecuentes para que ellos hagan los comentarios o las preguntas que crean necesarias. Esto va a lograr que los participantes se sientan escuchados e incluidos.
10. Hacé un seguimiento
Al finalizar la reunión, enviá a los asistentes algún resumen de l que fue la llamada con las acciones que se compromete cada área o persona y los principales plazos a cumplir.
Las videollamadas van a ser una parte de tu jornada laboral mientras te encuentres trabajando desde tu casa. Aprovechá las pautas de organización para poder sacarles el máximo provecho y, a su vez, para que fortalezcan el vínculo con tus compañeros de trabajo.
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